4. También conviene identificar ciclos P,D,C,A dentro de una tarea
importante. Por ejemplo y según el grafico anterior. Los apartados
relacionados con LA MEJORA MEDIOAMBIENTAL Y EL CONTROL OPERACIONAL tienen también
sus propios PDCA.
5 Establecer
indicadores
Los indicadores son necesarios para poder mejorar. Lo que no se mide no se
puede controlar, y lo que no se controla no se puede gestionar. Por lo tanto
los indicadores son fundamentales para:
- Poder interpretar lo que esta ocurriendo
- Tomar medidas cuando las variables se salen de los limites establecidos
- Definir la necesidad de introducir un cambio y poder evaluar sus
consecuencias
- Planificar actividades para dar respuesta a nuevas necesidades
El Propietario de Proceso se plantea por lo tanto la necesidad de definir
indicadores dando respuesta a las siguientes preguntas:
- ¿Que debemos medir?
- ¿Donde es conveniente medir?
- ¿Cuando hay que medir? ¿En que momento o con que frecuencia?
- ¿Quien debe medir?
- ¿Como se debe medir?
- ¿Como se van ha difundir los resultados?
- ¿Quien y con que frecuencia se va a revisar y/o auditar el sistema de
obtención de datos?
Una vez definidos los indicadores estos se llevan a un panel para su gestión
por El Equipo del Proceso. Donde la primera labor a realizar con los citados
indicadores consiste en concretar los objetivos de todos los indicadores
definidos en la fase anterior, de modo que estos sean coherentes con los
Objetivos Básicos del Proceso y garanticen su cumplimiento.
6 Implantar el nuevo
proceso
La fase de implantación puede prolongarse en el tiempo, por lo que es
necesario desarrollar un plan concreto con la definición de responsables,
plazos para cada uno de los hitos.
La fase del diseño o rediseño termina con la presentación del nuevo
proceso, los indicadores seleccionados, los objetivos planteados para los
mismos y el Plan de Implantación al Consejo de Dirección para su aprobación.
Antes de implantar el nuevo proceso es necesario reflexionar acerca de las
posibles resistencias al cambio y las posibles contramedidas a adoptar de
entre las que se pueden citar las siguientes:
- Comunicar y hacer participes a las personas que se verán implicadas en
la puesta en practica del nuevo proceso.
- Dar la formación y adiestramiento necesarios
- Escoger el momento adecuado
- Desarrollar una implantación progresiva, procurando iniciar esta con
las personas mas receptivas y con las de mas prestigio entre sus compañeros.
Previamente a su implantación, se introducirán en los sistemas habituales de
la empresa los cambios relacionados con la puesta en marcha del nuevo proceso,
al objeto de consolidar la nueva estructura y evitar contradicciones internas.
El Propietario del Proceso impulsa la aplicación del Plan de Implantación,
controla su cumplimiento y evalúa la efectividad de las labores realizadas
mediante el seguimiento de los resultados obtenidos y realizando descargos
periódicos ante El Consejo de Dirección y/o Director Gerente de la empresa.
